Polzei Bericht

In einigen Ländern oder Regionen sind Hotels gesetzlich verpflichtet, Gästeinformationen zu Sicherheits- oder Verwaltungszwecken an die örtlichen Behörden zu übermitteln.
Die Funktion Polizeibericht ermöglicht es Hotels, die erforderlichen Gäste- und Reservationsdaten einfach zu erfassen und gemäss den lokalen Vorschriften zu exportieren.
Dieser Artikel erklärt, wie der Bericht im System konfiguriert und generiert wird

Wie man einen Bericht generier

Um einen Polizeibericht zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Erweitern Sie das Menü Hotel Management
2. Klicken Sie auf das Untermenü Berichte
3. Suchen Sie den Polizei Bericht im Abschnitt Behörden.
4. Wählen Sie alle Reservationen aus der Liste aus – oder nur einige davon.  

Nur die Reservationen, die eingecheckt wurden, werden in der Liste angezeigt.

5. Klicken Sie auf Aktionen → Exportieren.

Im Fenster Daten exportieren kann der Benutzer den Bericht anpassen, indem er neue Felder aus der Liste Verfügbare Felder per Doppelklick hinzufügt oder Standardfelder mit dem Papierkorb-Symbol entfernt.
Im Feld Exportformat kann das Format des generierten Berichts gewählt werden – XLSX oder CSV.
In der Spalte Zu exportierende Felder kann zudem die Reihenfolge der Spalten durch Verschieben nach oben oder unten mit dem Schieberegler angepasst werden.
Um den Bericht mit den ausgewählten Spalten zu generieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

Das System generiert den Bericht im ausgewählten Format und lädt ihn auf Ihren Computer herunter. Nach dem Öffnen hat der Benutzer Zugriff auf eine Tabelle, die die ausgewählten Spalten mit den entsprechenden Informationen enthält.

Wie man eine Vorlage speichert

Wenn in der Spalte Zu exportierende Felder Spalten hinzugefügt oder entfernt werden, ermöglicht das System dem Benutzer, die Konfiguration als Vorlage für die zukünftige Verwendung zu speichern. Dadurch können unterschiedliche Datenkombinationen beim Erstellen von Berichten verwendet werden.
Dazu wählen Sie im Feld Vorlage die Option Neue Vorlage, geben einen Namen ein und klicken auf das Speicher-Symbol.
Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, wählen Sie sie aus, klicken auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Ihre Auswahl mit der Schaltfläche Löschen.

Zusätzliche Spalten für den Polizeibericht

Manchmal ist es notwendig, Informationen in den Bericht aufzunehmen, die im Standard-Exportprozess nicht verfügbar sind.Um dies zu ermöglichen, können in den Hoteleinstellungen bis zu fünf benutzerdefinierte Spalten hinzugefügt werden, die das System dann im Bericht berücksichtigt.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Hotel Management.
2. Gehen Sie zu Einstellungen  → Hotel Einstellungen.
3. Navigieren Sie zum Tab Berichte.
4. Suchen Sie den Abschnitt Polizei Bericht.
5. Aktivieren Sie den Schalter Aktiv.

Geben Sie im Feld Feld N Etikett den Spaltentitel ein und im Feld Wert N den entsprechenden Wert.

Wenn diese Felder in den Einstellungen aktiviert sind, erscheinen sie am Ende der Berichtstabelle. Diese Felder ermöglichen es, im Bericht Pflichtinformationen aufzunehmen, die von den örtlichen Behörden verlangt werden, ohne dass für jeden Gast unterschiedliche Werte wiederholt werden müssen.