Zahlungsprozess

Das System ermöglicht es dem Hotelpersonal, Gästebezahlungen schnell und präzise über verschiedene Zahlungsmethoden abzuwickeln. Benutzer können vollständige oder teilweise Zahlungen vornehmen und aus verfügbaren Zahlungsarten wie Barzahlung, Kreditkarte oder anderen benutzerdefinierten Methoden wählen. Eine korrekte Zahlungsverbuchung stellt sicher, dass der Saldo des Gastes korrekt aktualisiert wird und die Finanzunterlagen konsistent bleiben.

Zahlungsprozess

Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, besteht der letzte Schritt darin, die Zahlung zu verbuchen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Rechnung. Gehen Sie zur Reservierungsseite und klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Rechnungen“. Falls mehrere Rechnungen aufgelistet sind, wählen Sie diejenige aus, die Sie bearbeiten möchten.

Auf der Rechnungsseite klicken Sie auf die Schaltfläche „Zahlung registrieren“. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Zahlungsdetails eingeben können, wie z. B. Journal, Zahlungsmethode und Betrag.

Im Pop-up-Fenster füllen Sie die folgenden Informationen aus:

• Journal: Wählen Sie das entsprechende Journal aus (z. B. Bank, Kasse).
• Zahlungsmethode: Wählen Sie die verwendete Methode (z. B. Banküberweisung, Scheck).
• Betrag: Geben Sie den Zahlungsbetrag an.
• Zahlungsdatum: Tragen Sie das Datum ein, an dem die Zahlung erfolgt ist.
• Gültigkeitsdatum: Das tatsächliche Datum, an dem die Zahlung als eingegangen oder verbucht gilt.
• Bank-/Scheckreferenz: Die Referenznummer oder Kennung der Zahlung, z. B. Transaktions-ID oder Schecknummer.
• Vermerk: Fügen Sie relevante Anmerkungen hinzu, z. B. die Schecknummer.

Sobald alle Felder im Zahlungsfenster ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Zahlung erstellen“, um den Vorgang abzuschließen. Danach erscheint oben rechts auf der Rechnungsseite ein Label „Bezahlt“, das anzeigt, dass die Rechnung vollständig beglichen wurde.

Teilzahlung

In einigen Fällen kann ein Gast eine Rechnung mit mehreren Zahlungsmethoden oder zu unterschiedlichen Zeiten begleichen. Das System unterstützt Teilzahlungen, um solche Szenarien abzudecken.

Um eine Teilzahlung zu registrieren, öffnen Sie das Zahlungs-Pop-up und passen Sie das Feld Betrag so an, dass es der tatsächlich gezahlten Summe entspricht. Wenn der Betrag geringer ist als der Gesamtbetrag der Rechnung, fordert das System Sie auf, auszuwählen, wie mit der Differenz umgegangen werden soll:

• Offen halten – die Rechnung bleibt teilweise offen und kann später beglichen werden.
• Als vollständig bezahlt markieren – der Restbetrag wird ignoriert und die Rechnung als vollständig bezahlt markiert.

Nach der Bestätigung der Zahlung erscheint oben rechts auf der Rechnungsseite ein Label „Teilweise bezahlt“, das anzeigt, dass nur ein Teil des Gesamtbetrags beglichen wurde.